Пет правила при виртуалната комуникация

Юлия Завилейская, старши вицепрезидент „Интегрирани комуникации“ в DataArt

Работя в DataArt от 18 години, 11 от които ми се налага да съм в ежедневна комуникация с мултинационален екип, позициониран в 14 различни офиса в 7 държави по света.

Обикновено един мой работен ден включва от три до седем часа, прекарани в онлайн срещи с колегите от различните локации, без да броим кореспонденцията в писмен вид и разговорите по телефона. Ето защо, създадох списък с някои основни правила при виртуалната комуникация, които според мен са от ключово значение за хора, работещи в мултинационална среда. Моята мантра е, че няма значение кой комуникационен канал използвате – винаги трябва да имате предвид, че общувате с хора и именно затова е добре да спазвате тези 5 простички правила:

№ 1. Използвайте видеото възможно най-много

Знам колко странно и нелепо на пръв поглед може да изглежда да си говорим с някого през екрана на компютъра посредством видео. Но с това се свиква бързо и всъщност е доста полезно. Когато имаме зрителен контакт с човека, с който комуникираме и сме в състояние да видим неговата реакция, изражение и емоции, доста по-лесно можем да разберем аргументите и изказванията на събеседника си. Освен това, по този начин се скъсява дистанцията, наложена от разстоянието, което ни дели.

№ 2. Без мултитаскинг

Ако сте на онлайн среща, просто трябва да включите камерата и да не изпълнявате други задачи, колкото и важни и спешни да са те. Когато извършвате много дейности едновременно, показвате липса на уважение към останалите участници. Още повече, че едва ли бихте си помислили да пишете имейли, докато сте на среша лице в лице с колеги, с които обсъждате важни работни въпроси (е, случва се, но това определено не е практика). За сметка на това обаче при онлайн срещите хората доста по-често си позволяват да вършат странични дейности – пишат си с някой друг, разсейват се. Или дори по-лошо – когато има повече от двама души в един конферентен разговор, двама си пишат помежду си, докато третият говори. Никога не правете такова нещо. Това е не само непрофесионално, но и обидно.

№ 3. Микрофон и звук

Винаги проверявайте своите слушалки и микрофон. Колегите ви трябва не само да ви виждат, но и да ви чуват. Също така, ако видите, че събеседникът ви има проблем със звука или не го чувате достатъчно ясно, не се колебайте да му сигнализирате, за да може да отстрани проблема. В противен случай рискувате да кимате с глава и да не разберете голяма част от важна за вас работна информация.

№ 4. Осигурете адекватен фон по време на онлайн среща

Ако работим извън офиса, да речем, от дома, е добре да се погрижим пространството зад гърба ни да бъде адекватно за такъв тип разговор. Отвореният разхвърлян гардероб или мивката, пълна с мръсни чинии, определено не са добра идея за фон на конферентния разговор.

№ 5. Не бъдете лаконични и не карайте хората да ви чакат

Ако в компанията, в която работите, е наложена практиката да се използва Skype или друг комуникационен канал, често ще се случва не само да говорите, но и да пишете. Използвайте пълни изречения. Не използвайте само фрази като „hi“ , изчаквайки човекът отсреща ви да напише „hi“. Бъдете инициативни, избягвайте лаконичността и не карайте събеседника си да чака. Хората обикновено са любезни, но няма гаранция, че ще имат желание да разговарят с вас след дълго изчакване.

Сега, след като прочетохте правилата ми, можете да помислите върху тях и да оцените дали самите вие ги прилагате. Не се колебайте да споделите и вашите собствени съвети за това как да направим комуникацията в съвременния технологичен свят по-ефективна и по-полезна.

СПОДЕЛИ:Share on FacebookShare on Google+Tweet about this on TwitterShare on LinkedIn